المواهب الخفية التي تقود تشاوم »قسم الشؤون العامة«

هنا وهناك! في كل مكان!

إذا رأيت خطوات متسارعة في كل زاوية من زوايا المستشفى، فمن المؤكد أن قسم الشؤون العامة هو المحرك الأساسي لها.

يتنقلون بين المكتب والمستشفى عدة مرات في اليوم، مهتمين بكل التفاصيل - حتى تلك التي تبدو بسيطة ولكنها ضرورية للغاية.

اليوم، أجرينا مقابلة مع قسم الشؤون العامة، القسم الذي يدعم الحياة اليومية للمستشفى بقوة من وراء الكواليس.

س1. يرجى تقديم تعريف بسيط بأنفسكم. (رئيس القسم جونغ كيونغ-سيك، وكيل القسم تشوي كانغ-سيوك، والمشرف بانغ جاي-يون)

｜جونغ كيونغ-سيك｜ مرحباً، أنا جونغ كيونغ-سيك، المسؤول عن الإشراف العام على قسم الشؤون العامة.

｜تشوي كانغ-سيوك｜ يسعدني لقاؤكم. أنا تشوي كانغ-سيوك، العضو الثاني في قسم الشؤون العامة. هل أنتم متأكدون حقاً من أنكم تجرون مقابلة مع قسمنا؟

｜بانغ جاي-يون｜🖐 أنا بانغ جاي-يون، أصغر عضو في القسم. كنت أشاهد الأقسام الأخرى وهي تجري المقابلات، والآن أشعر بالتوتر لأنني أشارك فيها بنفسي!

س2. ما هي طبيعة العمل الذي يقوم به قسم الشؤون العامة؟

｜جونغ كيونغ-سيك｜ يمكنكم اعتبار قسم الشؤون العامة هو القسم الذي يدعم استقرار وكفاءة تشغيل المستشفى. نقوم بمهام متنوعة تشمل إدارة المرافق والأصول والبيئة داخل المستشفى، والشؤون الإدارية الخارجية مثل العقود والتراخيص، ودعم العمليات مثل البروتوكولات والفعاليات ورحلات العمل، وإدارة تكاليف الإدارة والتأمين، وحتى الدعم الإداري للأبحاث السريرية. أنا شخصياً أتولى إدارة تكاليف الإدارة والمركبات، وتنظيم ودعم الفعاليات الداخلية، ودعم رحلات العمل المحلية والدولية. أما الوكيل تشوي كانغ-سيوك، فيتولى الدعم الإداري للأبحاث السريرية، ومختلف العقود والتراخيص، والتأمين، وإدارة خدمات التعهيد. وبالنسبة للمشرف بانغ جاي-يون، فهو مسؤول عن إدارة المستندات الداخلية والخارجية، بالإضافة إلى الاتصالات والأمن، والمناسبات الاجتماعية، وإدارة مطعم الموظفين. نحن نؤدي مهاماً قد لا تكون ظاهرة للعيان، ولكنها ضرورية لضمان سير العمل في المستشفى بسلاسة. وبالإضافة إلى ما ذكرته، وبما أننا جميعاً موظفون رجال، فإننا نساعد الأقسام الأخرى عندما يتطلب الأمر مجهوداً بدنياً.💪

س3. هل هناك أي صعوبات تواجهونها أثناء القيام بمهام الشؤون العامة، أو شيء تولونه اهتماماً خاصاً؟

｜بانغ جاي-يون｜ في حالتي، كنت مسؤولاً سابقاً عن إصلاح أجهزة الكمبيوتر قبل انتقالي إلى قسم الشؤون العامة. نطاق عمل الشؤون العامة أوسع بكثير مما كنت أتخيل، وتنوع المهام كبير جداً. هناك الكثير من الأعمال الداعمة لتشغيل المستشفى. حالياً، أتولى مسؤولية الأمن والاتصالات (الهاتف والإنترنت)، وخدمات الرفاهية مثل وجبات الموظفين، ومؤخراً بدأت في تجربة مهام متنوعة مثل التراخيص وأعمال المرافق ومختلف العقود. لقد مر حوالي 4 سنوات منذ أن بدأت العمل في هذا القسم. في البداية، لم أكن أعرف كيف أقرأ العقود أو ما هي النقاط المهمة، ولكن من خلال مواجهة التحديات والتعلم من زملائي الأقدم، أشعر أنني نموت كثيراً، والمهارات التي تعلمتها في الشركة تساعدني كثيراً في حياتي اليومية أيضاً. (يضحك) كما أن طبيعة عمل الشؤون العامة تتطلب الكثير من التواصل مع الأقسام الأخرى والشركات الخارجية، لذا أشعر بأهمية التواصل بشكل كبير. في الواقع، قسم الشؤون العامة يعمل من أجل جميع موظفي المستشفى، ولكن إرضاء الجميع ليس بالأمر السهل، وهذا يسبب لي الكثير من التفكير. خاصة في مهمة وجبات الموظفين، هناك الكثير من التفاصيل التي يجب مراعاتها بدءاً من اختيار الشركة وصولاً إلى قائمة الطعام. وعندما تتراكم الاستفسارات لتلبية احتياجات كل موظف، أشعر بأهمية الاستجابة بمرونة مع الالتزام بالمعايير، لذا أحاول العمل بحذر مع مراعاة العدالة.

س4. ما هي المزايا التي تجدها في العمل بمستشفانا، أو هل لديك أي مقترحات؟

｜تشوي كانغ-سيوك｜ بالنظر إلى الماضي، كان »نظام التدوير الوظيفي« في مستشفانا فرصة مهمة جعلت من السنوات السبع التي قضيتها في مستشفى تشا وقتاً للنمو. بدأت عملي في الفريق المالي للمؤسسة، ثم انتقلت إلى قسم الموارد البشرية والتدريب في فريق دعم الإدارة في تشاوم، وحالياً أعمل في قسم الشؤون العامة. في الفريق المالي، كنت أستطيع فهم عمل كل قسم بشكل غير مباشر من خلال التكاليف والأرقام، ولكن كان هناك حدود لفهم طبيعة العمل من خلال الأرقام فقط. تولدت لدي رغبة في زيادة فهمي لمختلف الأقسام داخل المستشفى، فتقدمت بطلب للتدوير الوظيفي. في الواقع، العمل في قسم واحد لفترة طويلة قد يجعل من الصعب الشعور بطريقة عمل أو صعوبات الأقسام الأخرى، مما قد يسبب نوعاً من الإحباط. ولكن من خلال تجربة عدة أقسام بنفسي، أصبحت أفهم بشكل طبيعي الصعوبات التي يواجهها كل قسم، وبأي نية وإجراءات يتم العمل. كما أدركت خلال تلك العملية أن الأقسام الثلاثة (المالية، الموارد البشرية، الشؤون العامة) التي تبدو وكأنها تقوم بأعمال مختلفة تماماً، مرتبطة ببعضها البعض بشكل وثيق. وبفضل تلك التجارب، اتسعت رؤيتي للمستشفى، وأصبح التعاون مع الأقسام الأخرى أسهل بكثير. أعتقد أن هذه هي أكبر ميزة للتدوير الوظيفي. بالطبع، يتطلب الأمر وقتاً لفهم قسم ما بشكل كافٍ والتعود عليه، لذا أنصح شخصياً بالعمل في قسم واحد لمدة لا تقل عن سنتين إلى ثلاث سنوات. أنا أيضاً أشعر ببعض الندم تجاه المهام التي لم أتمكن من إتقانها تماماً بسبب تنقلي السريع بين الأقسام. ومع ذلك، كانت هذه التجارب أصولاً ثمينة جعلت مني ما أنا عليه الآن، وكان وقتاً مثمراً سمح لي بالنظر إلى العمل من زوايا متنوعة.

س5. هل لديكم خطط عمل مهمة أو أهداف شخصية لنهاية العام وبداية العام الجديد؟

｜بانغ جاي-يون｜ يبدو أن نهاية العام وبداية العام الجديد ستكون مزدحمة بالكثير من المهام، مثل إعادة افتتاح محلات شينسيغاي في الطابقين B1 و1، وأعمال حديقة السماء في الطابقين 5 و6، وانتقال المكاتب الإدارية. وبسبب انشغالي بالعمل، لم أجد شريكة حياتي بعد. في العام القادم، أخطط لخوض تحدي المواعدة بنفس الحماس الذي أضعه في العمل! إذا كان هناك شخص مناسب، يرجى التواصل معي~ 🙋‍♂️

｜تشوي كانغ-سيوك｜ قد يبدو الأمر كدعابة، ولكن تزويج أصغر عضو في فريقنا هو مهمة كبيرة بالنسبة لنا (يضحك). في العام الجديد، أخطط للاهتمام بصحة عائلتي وزملائي، وشحن طاقتي من خلال ممارسة الرياضة والحصول على قسط كافٍ من الراحة، وهما أمران أهملتهما بسبب انشغالي.

｜جونغ كيونغ-سيك｜ كما ذكر الزميلان، سيكون شهر ديسمبر مزدحماً بالعديد من المهام التي يجب إنجازها على مستوى القسم. على المستوى الشخصي، أنا من محبي التخييم، وأستمتع به باستمرار باستثناء فترات الشتاء القارس والصيف الشديد. التخييم في عطلة نهاية الأسبوع، سواء بمفردي أو مع عائلتي أو مع أشخاص مقربين، يمنحني القوة للأسبوع القادم. هذا العام، أتيحت لي الفرصة للتخييم مع أعضاء القسم، وكذلك مع فريقي اللوجستيات والعلاقات العامة، مما ساعدنا على فهم بعضنا البعض بشكل أعمق. في العام القادم، إذا كانت هناك فرصة للموظفين المهتمين بالتخييم، فلنقم بذلك معاً!

س6. أخيراً، ما هو عهد رئيس القسم الذي يقود هذا الفريق؟

من خلال إجراء مقابلات مع أقسام مختلفة، أدركت مرة أخرى مدى أهمية دور رؤساء الأقسام. فبصفتهم مديرين متوسطين، فإن أفكارهم وتوجهاتهم تنعكس مباشرة على جو القسم. وفي هذا الصدد، كانت الرؤية المرنة والشابة لرئيس قسم الشؤون العامة ملهمة بشكل خاص.

｜جونغ كيونغ-سيك｜ أعتقد أن أهم مبدأ في إدارة القسم هو »ضمان الاستقلالية«. العمل الذي يتم بناءً على الأوامر فقط يسهل نسيانه بمرور الوقت، وقد يفتقر إلى الاستدامة لعدم وجود دافع ذاتي. لذلك، من أجل تعزيز قدرات أعضاء القسم، أركز على خلق بيئة يمكن لكل منهم فيها التفكير والمبادرة في المهام الموكلة إليهم. دوري هو مشاركة الخبرات التي اكتسبتها خلال سنوات عملي عندما تدعو الحاجة. لقد وجدت أنه حتى مع تقديم دعم بسيط بناءً على خبرتي، فإن أعضاء القسم يبدعون وينمون في مواقعهم. ومن خلال مشاهدة ذلك، أصبح الثقة والاحترام لكل فرد هما الأساس في إدارة قسم الشؤون العامة. أعتقد أنه لكي يعمل أي قسم بسلاسة، يجب ضمان استقلالية أعضائه، مع توفير الدعم المناسب لتعزيز تلك الاستقلالية. وبالطبع، تتطلب الاستقلالية وجود معايير معينة لكل قسم. كما أعتقد أن ما يسمى بـ »التوازن بين العمل والحياة« ليس مجرد حديث لجيل معين، بل هو عنصر مهم لجميع الموظفين بغض النظر عن أعمارهم. مجرد خلق »مساحة« صغيرة في الحياة اليومية بعيداً عن العمل يسمح لأعضاء القسم بالتفكير بشكل أكثر إبداعاً، وأؤمن أن ذلك سيؤدي بالقسم ككل للتطور نحو الأفضل. سأبذل قصارى جهدي للاستمرار في خلق مثل هذه البيئة العملية.

أثناء المقابلة، شعرت بروح الفريق القوية التي تشبه الصداقة المتينة بين هؤلاء الرجال الثلاثة.

كان التآزر الفريد لقسم الشؤون العامة مثيراً للإعجاب. سنواصل دعم هؤلاء الثلاثة الذين سيبدعون في مواقعهم.

نتمنى لجميع متابعينا نهاية عام سعيدة، وميلاد مجيد مقدماً 🎄