Скрытые таланты, ведущие Chaum вперед: «Отдел общего администрирования»

И на востоке, и на западе!

Если вы видите вечно спешащих сотрудников в разных уголках больницы, знайте — в центре событий всегда находится отдел общего администрирования.

Курсируя между офисом и отделениями по несколько раз в день, они заботятся о каждой мелочи.

Сегодня мы взяли интервью у отдела, который незаметно, но надежно поддерживает повседневную жизнь больницы, выполняя даже самые незначительные на первый взгляд, но жизненно важные задачи.

Q1. Пожалуйста, представьтесь вкратце. (Начальник отдела Чон Гён Сик, заместитель начальника Чхве Кан Сок, ответственный исполнитель Пан Джэ Юн)

｜Чон Гён Сик｜ Здравствуйте, я Чон Гён Сик, руководитель отдела общего администрирования.

｜Чхве Кан Сок｜ Рад встрече. Я Чхве Кан Сок, «второй номер» в нашем отделе. Вы уверены, что интервью именно у нас?

｜Пан Джэ Юн｜🖐 Я Пан Джэ Юн, младший сотрудник отдела. Раньше я только наблюдал, как другие отделы дают интервью, а теперь сам участвую — даже немного волнуюсь!

Q2. Чем именно занимается отдел общего администрирования?

｜Чон Гён Сик｜ Можно сказать, что наш отдел обеспечивает стабильность и эффективность работы больницы. Мы занимаемся широким спектром задач: управление оборудованием, активами и экологией, внешнее администрирование (контракты, лицензии), поддержка мероприятий и протокола, командировки, управление расходами и страхованием, а также административная поддержка клинических исследований. Лично я курирую расходы, автопарк, организацию внутренних мероприятий и поддержку командировок. Чхве Кан Сок отвечает за административную поддержку исследований, контракты, лицензии, страхование и работу с подрядчиками. Пан Джэ Юн занимается документооборотом, связью, безопасностью, корпоративными мероприятиями и столовой для персонала. Мы выполняем задачи, которые не всегда заметны, но критически важны для работы больницы. А еще, так как у нас чисто мужской коллектив, мы часто помогаем другим отделам там, где нужна физическая сила.💪

Q3. С какими трудностями вы сталкиваетесь и на что обращаете особое внимание?

｜Пан Джэ Юн｜ Раньше я занимался ремонтом компьютерного оборудования, а потом перешел в этот отдел. Сфера деятельности здесь оказалась гораздо шире, а задачи — разнообразнее. Сейчас я отвечаю за безопасность, связь (телефон, интернет) и питание сотрудников. В последнее время осваиваю вопросы лицензирования и строительных работ. Я работаю здесь уже 4 года. Сначала не знал, как читать контракты и на что смотреть, но, учась у старших коллег, чувствую свой рост. Эти навыки помогают мне даже в повседневной жизни. (Смеется) Также я осознал важность коммуникации, ведь нам приходится общаться со всеми отделами и внешними компаниями. Сложность в том, что мы работаем для всех сотрудников больницы, а угодить каждому непросто. Особенно это касается питания: нужно учитывать множество нюансов, от выбора поставщика до меню. Я стараюсь гибко реагировать на запросы коллег, сохраняя при этом справедливость и придерживаясь установленных стандартов.

Q4. Что вам нравится в работе в нашей больнице и есть ли пожелания?

｜Чхве Кан Сок｜ Оглядываясь назад, я понимаю, что «система ротации должностей» стала для меня ключевой возможностью для роста за те 7 лет, что я провел в Chaum. Я начинал в финансовом отделе фонда, затем работал в отделе кадров и обучения Chaum, а теперь — здесь. В финансах я видел работу отделов через цифры, но этого было недостаточно для полного понимания. Мне хотелось лучше узнать внутреннюю кухню больницы, и я решился на ротацию. Часто, работая долго на одном месте, перестаешь понимать трудности коллег из других подразделений. Попробовав себя в разных ролях, я осознал, как тесно связаны финансы, кадры и администрирование. Это расширило мой кругозор и упростило сотрудничество с другими командами. В этом главный плюс ротации. Конечно, чтобы полностью освоиться, нужно минимум 2–3 года, поэтому я рекомендую не спешить с переходами. Мой опыт в разных отделах — это бесценный актив, который сформировал меня сегодняшнего.

Q5. Какие у вас планы на конец года и личные цели?

｜Пан Джэ Юн｜ Конец года будет жарким: открытие обновленных площадок Shinsegae на этажах B1–1, работы в «Небесном саду» на 5–6 этажах, переезд административного офиса. Из-за работы я пока не нашел свою половинку, так что в следующем году планирую подойти к личной жизни так же энергично, как к делам! Если знаете хорошего человека — дайте знать~ 🙋‍♂️

｜Чхве Кан Сок｜ Это звучит как шутка, но женить нашего младшего — это наша общая большая задача (смеется). В новом году хочу позаботиться о здоровье семьи и коллег, а также вернуться к спорту и полноценному отдыху, на которые не хватало времени.

｜Чон Гён Сик｜ Как и сказали коллеги, декабрь будет суматошным из-за обилия задач. Что касается личного, я заядлый кемпер (кроме экстремально холодных или жарких месяцев). Кемпинг по выходным — в одиночку, с семьей или единомышленниками — дает мне силы на всю неделю. В этом году мы выбирались на природу вместе с коллегами из отделов логистики и PR, что помогло нам стать ближе. В следующем году приглашаю всех желающих сотрудников присоединиться к нам!

Q6. И напоследок, каково ваше кредо как руководителя?

Общаясь с руководителями разных отделов, я (автор блога) каждый раз убеждаюсь, насколько важна их роль. Их видение формирует атмосферу в коллективе. В этом плане гибкий и современный взгляд начальника отдела общего администрирования произвел на меня сильное впечатление.

｜Чон Гён Сик｜ Главный принцип моей работы — «гарантия автономии». Работа, выполняемая только по указке, быстро забывается и лишает мотивации. Поэтому я стараюсь создавать среду, где сотрудники могут сами обдумывать свои задачи и действовать инициативно. Моя роль — делиться опытом, накопленным за годы работы, именно тогда, когда это необходимо. Я заметил, что даже небольшая поддержка с моей стороны позволяет ребятам полностью раскрыть свой потенциал. Доверие и уважение к каждому — это основа нашего отдела. Я верю, что баланс между работой и личной жизнью важен для всех поколений. Давая сотрудникам возможность для «передышки» в повседневной рутине, мы стимулируем их креативность, что в итоге ведет к развитию всего отдела. Я и дальше буду делать все возможное для создания такой рабочей среды.

Во время интервью чувствовалась крепкая мужская дружба и настоящая командная химия. Синергия этого отдела впечатляет. Мы будем болеть за успехи этой троицы!

Желаем всем читателям приятного завершения года и заранее поздравляем с Рождеством! 🎄

Часто задаваемые вопросы

Какие основные задачи выполняет Отдел общего делопроизводства Чаум?

Отдел общего делопроизводства выполняет различные задачи, поддерживающие стабильность и эффективность работы больницы. В частности, он занимается управлением объектами и активами больницы, контрактами и разрешениями, административной поддержкой клинических исследований, внутренним питанием и управлением безопасностью, тем самым надежно поддерживая повседневную деятельность больницы.

Что вы считаете наиболее важным при выполнении общих административных обязанностей?

Наиболее важным мы считаем бесперебойную связь с другими отделами и внешними поставщиками. Особенно для таких задач по благосостоянию всех сотрудников, как внутреннее питание, мы тщательно общаемся, чтобы гибко учитывать разнообразные потребности, сохраняя при этом справедливость и стандарты.

Каковы преимущества системы ротации должностей в больнице?

Самым большим преимуществом является глубокое понимание методов работы и трудностей других отделов. Непосредственный опыт работы в различных отделах, таких как финансы, кадры и общее делопроизводство, помогает осознать, насколько тесно связаны каждый отдел, что делает сотрудничество с другими отделами намного более гладким и расширяет кругозор.

Каковы основные планы работы Отдела общего делопроизводства на конец года и Новый год?

На предстоящие конец года и Новый год мы планируем сосредоточиться на обновлении объектов и улучшении окружающей среды в больнице. В частности, мы планируем беспрепятственно выполнить такие крупные задачи, как ремонт и повторное открытие магазина Shinsegae на первом подземном этаже до первого этажа, строительство небесного сада на 5-6 этажах и переезд административных офисов.

Какова философия управления организацией руководителя Отдела общего делопроизводства?

Обеспечение автономии членов команды является самым важным принципом работы. Вместо того чтобы полагаться на инструкции, мы стремимся создать среду, в которой члены команды могут самостоятельно мыслить и действовать проактивно, и мы уделяем первостепенное внимание балансу между работой и личной жизнью, чтобы способствовать формированию творческой и прогрессивной культуры отдела.