บุคลากรผู้อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของ Chaum <แผนกธุรการทั่วไป>

ปรากฏตัวทุกที่! ไม่ว่าจะทิศไหน!

หากคุณเห็นฝีเท้าที่เร่งรีบอยู่เสมอตามจุดต่างๆ ของโรงพยาบาล ศูนย์กลางของความเคลื่อนไหวนั้นก็คือแผนกธุรการทั่วไปนั่นเองครับ

แผนกที่ต้องเดินทางไปมาระหว่างสำนักงานและโรงพยาบาลวันละหลายรอบเพื่อดูแลความเรียบร้อยในทุกจุด

แม้จะเป็นงานที่ดูเหมือนเล็กน้อยแต่กลับมีความสำคัญอย่างยิ่ง — แผนกที่เป็นรากฐานคอยสนับสนุนชีวิตประจำวันของโรงพยาบาลจากเบื้องหลัง วันนี้เราได้มาสัมภาษณ์ทีมธุรการทั่วไปกันครับ

Q1. รบกวนแนะนำตัวสั้นๆ หน่อยครับ: หัวหน้าพาร์ท จองคยองซิก, หัวหน้าส่วน ชเวคังซอก, และเจ้าหน้าที่อาวุโส บังแจยุน

｜จองคยองซิก｜ สวัสดีครับ ผมจองคยองซิก หัวหน้าพาร์ทที่ดูแลภาพรวมของแผนกธุรการทั่วไปครับ

｜ชเวคังซอก｜ ยินดีที่ได้รู้จักครับ ผมชเวคังซอก พี่คนรองของแผนกธุรการครับ นี่พวกคุณมาสัมภาษณ์แผนกเราจริงๆ ใช่ไหมครับ?

｜บังแจยุน｜🖐 ผมบังแจยุน เจ้าหน้าที่อาวุโส น้องเล็กของแผนกครับ ปกติเห็นแต่แผนกอื่นสัมภาษณ์ พอมาโดนสัมภาษณ์เองแบบนี้ก็ตื่นเต้นเหมือนกันนะครับ!

Q2. แผนกธุรการทั่วไปทำหน้าที่อะไรบ้างครับ?

｜จองคยองซิก｜ ให้คิดว่าแผนกธุรการทั่วไปคือหน่วยงานที่สนับสนุนความมั่นคงและประสิทธิภาพในการดำเนินงานของโรงพยาบาลครับ เราดูแลตั้งแต่อาคารสถานที่ ทรัพย์สิน สิ่งแวดล้อม งานบริหารภายนอกอย่างสัญญาและการขออนุญาตต่างๆ งานสนับสนุนการดำเนินงาน เช่น การต้อนรับในงานพิธีและการเดินทางไปปฏิบัติงานต่างจังหวัด การจัดการค่าใช้จ่ายส่วนกลางและประกันภัย ไปจนถึงการสนับสนุนงานบริหารการวิจัยทางคลินิกเลยครับ ส่วนตัวผมดูแลเรื่องค่าจัดการและยานพาหนะ การจัดและสนับสนุนกิจกรรมภายในโรงพยาบาล และการสนับสนุนการเดินทางไปทำงานทั้งในและต่างประเทศครับ สำหรับคุณชเวคังซอกจะรับผิดชอบงานบริหารการวิจัยทางคลินิก สัญญาและการขออนุญาตต่างๆ ประกันภัย และการจัดการบริการเอาท์ซอร์ส ส่วนคุณบังแจยุนจะดูแลการจัดการเอกสารทั้งภายในและภายนอก รวมถึงระบบสื่อสาร ความปลอดภัย งานสวัสดิการพนักงาน และการจัดการโรงอาหารพนักงานครับ แม้จะไม่ค่อยโดดเด่นนัก แต่เราทำหน้าที่เพื่อให้โรงพยาบาลดำเนินไปได้อย่างราบรื่นครับ นอกจากนี้ เนื่องจากแผนกเราเป็นผู้ชายล้วน บางครั้งเราก็ไปช่วยแผนกอื่นในงานที่ต้องใช้แรงด้วยครับ💪

Q3. มีความยากลำบากในการทำงานธุรการบ้างไหม หรือมีอะไรที่ต้องใส่ใจเป็นพิเศษครับ?

｜บังแจยุน｜ ในกรณีของผม เดิมทีผมดูแลงานซ่อมบำรุงระบบคอมพิวเตอร์ (Hardware) ก่อนจะย้ายมาอยู่แผนกธุรการครับ งานธุรการมีขอบเขตที่กว้างกว่าที่คิดมากและมีความหลากหลายสูง มีงานสนับสนุนเพื่อการดำเนินงานของโรงพยาบาลเยอะมาก ปัจจุบันผมดูแลเรื่องความปลอดภัยและการสื่อสาร (โทรศัพท์, อินเทอร์เน็ต) งานสวัสดิการโรงอาหาร และล่าสุดก็ได้สัมผัสงานที่หลากหลายมาก เช่น การขออนุญาต งานก่อสร้าง และงานสัญญาต่างๆ ครับ ผมทำงานที่แผนกธุรการมาประมาณ 4 ปีแล้ว ตอนแรกไม่รู้เลยว่าต้องดูสัญญาอย่างไร หรือจุดไหนที่สำคัญ แต่พอได้ลองทำและเรียนรู้จากรุ่นพี่ ก็รู้สึกว่าตัวเองเติบโตขึ้นมาก และสิ่งที่เรียนรู้จากงานก็ช่วยในการใช้ชีวิตประจำวันได้มากด้วยครับ (หัวเราะ) นอกจากนี้ ด้วยลักษณะงานที่ต้องประสานงานกับแผนกอื่นหรือบริษัทภายนอกบ่อยๆ ทำให้ผมตระหนักถึงความสำคัญของการสื่อสารอย่างมาก จริงๆ แล้วธุรการคือแผนกที่ทำงานเพื่อพนักงานทุกคนในโรงพยาบาล แต่การจะทำให้ทุกคนพอใจนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลยครับ โดยเฉพาะงานโรงอาหารพนักงาน ต้องใส่ใจรายละเอียดมากตั้งแต่การเลือกบริษัทไปจนถึงเมนูอาหาร เมื่อมีความต้องการจากพนักงานแต่ละท่านเข้ามา ผมคิดว่าการตอบสนองอย่างยืดหยุ่นไปพร้อมกับการรักษามาตรฐานเป็นสิ่งสำคัญ ผมจึงพยายามทำงานด้วยความระมัดระวังโดยคำนึงถึงความเท่าเทียมครับ

Q4. มีข้อดีหรือข้อเสนอแนะอะไรในการทำงานที่โรงพยาบาลของเราไหมครับ?

｜ชเวคังซอก｜ เมื่อมองย้อนกลับไป ‘ระบบหมุนเวียนงาน’ ของโรงพยาบาลเราเป็นโอกาสสำคัญที่ทำให้ช่วงเวลา 7 ปีที่ผ่านมาในเครือโรงพยาบาล CHA เป็นเวลาแห่งการเติบโตครับ ผมเริ่มงานที่ทีมการเงินของมูลนิธิ ย้ายมาแผนกบุคคลและฝึกอบรมของ Chaum และปัจจุบันทำงานที่แผนกธุรการครับ ที่ทีมการเงินผมสามารถเข้าใจงานของแต่ละแผนกทางอ้อมผ่านค่าใช้จ่ายและตัวเลข แต่การเข้าใจงานผ่านตัวเลขเพียงอย่างเดียวมีข้อจำกัดครับ ผมจึงอยากเพิ่มความเข้าใจในแผนกต่างๆ และตัดสินใจลองหมุนเวียนงานครับ จริงๆ แล้วถ้าทำงานในแผนกเดียวนานๆ อาจจะไม่เข้าใจวิธีการทำงานหรือความลำบากของแผนกอื่นจนเกิดความอึดอัดได้ แต่พอได้สัมผัสหลายแผนกด้วยตัวเอง ผมก็เข้าใจโดยธรรมชาติว่าแต่ละพาร์ทมีปัญหาอะไร มีเจตนาและกระบวนการทำงานอย่างไร ผมได้ตระหนักว่าสามแผนกที่ดูเหมือนจะทำงานต่างกันอย่างสิ้นเชิงอย่าง การเงิน, บุคคล และธุรการ แท้จริงแล้วมีความเชื่อมโยงกันอย่างใกล้ชิด ประสบการณ์เหล่านั้นทำให้มุมมองที่มีต่อโรงพยาบาลกว้างขึ้น และการประสานงานกับแผนกอื่นก็ง่ายขึ้นมากครับ ผมคิดว่านี่คือข้อดีที่สุดของการหมุนเวียนงาน แน่นอนว่าการจะเข้าใจแผนกหนึ่งอย่างถ่องแท้ต้องใช้เวลา ส่วนตัวผมจึงอยากแนะนำให้ทำงานในแผนกหนึ่งอย่างน้อย 2-3 ปีครับ ตัวผมเองก็เสียดายที่บางงานยังเรียนรู้ได้ไม่เต็มที่เพราะหมุนเวียนงานเร็วไปนิด แต่ถึงอย่างนั้น ประสบการณ์เหล่านี้ก็เป็นสินทรัพย์ที่มีค่าที่สร้างตัวผมในวันนี้ และเป็นเวลาที่มีความหมายในการทำให้มองงานได้จากหลากหลายมุมมองครับ

Q5. มีแผนงานสำคัญในช่วงสิ้นปีและปีใหม่ หรือเป้าหมายส่วนตัวอะไรไหมครับ?

｜บังแจยุน｜ ช่วงสิ้นปีและปีใหม่นี้น่าจะยุ่งมากครับ เพราะมีทั้งการปรับปรุงและเปิดใหม่ของร้านค้าในชั้น B1-1, งานก่อสร้างสวนลอยฟ้าชั้น 5-6 และการย้ายสำนักงานบริหารครับ ทำงานหนักขนาดนี้แต่ผมยังหาคู่ไม่ได้เลยครับ ปีหน้าผมตั้งใจจะลองทุ่มเทให้กับความรักให้พอๆ กับเรื่องงาน! ถ้าใครมีคนดีๆ แนะนำ บอกผมได้นะครับ~🙋‍♂️

｜ชเวคังซอก｜ ฟังดูเหมือนล้อเล่น แต่งานใหญ่ของเราคือการหาคู่ให้น้องเล็กครับ (หัวเราะ) ในปีใหม่นี้ผมอยากดูแลสุขภาพของครอบครัวและเพื่อนร่วมงาน และส่วนตัวอยากจะเติมพลังด้วยการออกกำลังกายและพักผ่อนให้เพียงพอหลังจากที่ละเลยไปเพราะงานยุ่งครับ

｜จองคยองซิก｜ อย่างที่ทั้งสองท่านบอกครับ ในระดับแผนกมีงานต้องดูแลเยอะมาก เดือนธันวาคมคงจะวุ่นวายทีเดียว ส่วนตัวผมเป็นแคมป์เปอร์ที่ชอบไปแคมปิ้ง ยกเว้นช่วงที่หนาวจัดหรือร้อนจัดครับ การไปแคมปิ้งในวันหยุดคนเดียว กับครอบครัว หรือกับคนที่รู้ใจ เป็นพลังขับเคลื่อนสำหรับสัปดาห์ใหม่ ปีนี้ผมได้ไปแคมปิ้งกับสมาชิกในพาร์ท รวมถึงทีมโลจิสติกส์และทีมประชาสัมพันธ์ ทำให้เราเข้าใจและสนิทกันมากขึ้น ปีหน้าถ้าพนักงานท่านไหนสนใจแคมปิ้ง ถ้ามีโอกาสมาจอยกันนะครับ!

Q6. สุดท้ายนี้ ในฐานะหัวหน้าพาร์ท มีความมุ่งมั่นอย่างไรในการนำทีมครับ?

ในขณะที่แอดมินบล็อกสัมภาษณ์ไปหลายแผนก ผมรู้สึกได้อีกครั้งว่าบทบาทของหัวหน้าพาร์ทมีความสำคัญเพียงใด เพราะความคิดและทิศทางของผู้บริหารระดับกลางจะส่งผลต่อบรรยากาศของแผนกโดยตรง ในจุดนี้ ผมประทับใจในมุมมองที่ยืดหยุ่นและทันสมัยของหัวหน้าพาร์ทธุรการมากครับ

｜จองคยองซิก｜ ผมคิดว่าหลักการที่สำคัญที่สุดในการบริหารพาร์ทคือ ‘การรับรองความเป็นอิสระ’ ครับ งานที่ทำตามคำสั่งเพียงอย่างเดียวจะถูกลืมได้ง่ายเมื่อเวลาผ่านไป และจะขาดความต่อเนื่องเพราะไม่มีแรงจูงใจในตัวเอง ดังนั้นเพื่อเสริมสร้างศักยภาพของสมาชิก ผมจึงมุ่งเน้นไปที่การสร้างสภาพแวดล้อมที่ทุกคนสามารถคิดและริเริ่มงานที่ตนรับผิดชอบได้ด้วยตัวเอง บทบาทของผมคือการแบ่งปันประสบการณ์ที่สะสมมาจากการทำงานที่นี่ก่อนสมาชิกคนอื่นในจังหวะที่จำเป็นครับ เพียงแค่ผมสนับสนุนในจุดเล็กๆ จากประสบการณ์ของผม สมาชิกในพาร์ทก็สามารถแสดงความสามารถและเติบโตในตำแหน่งของตนเองได้อย่างเต็มที่ การได้เห็นภาพเหล่านั้นทำให้ความเชื่อมั่นและการให้เกียรติซึ่งกันและกันกลายเป็นพื้นฐานของการบริหารแผนกธุรการโดยธรรมชาติครับ ผมเชื่อว่าไม่ว่าองค์กรใด หากต้องการให้แผนกขับเคลื่อนไปได้อย่างราบรื่น ต้องรับรองความเป็นอิสระของสมาชิกและมีการสนับสนุนที่เหมาะสมควบคู่กันไป แน่นอนว่าความเป็นอิสระนั้นก็ต้องมีเกณฑ์มาตรฐานของแต่ละแผนกด้วย นอกจากนี้ สิ่งที่เรียกว่า ‘Work-Life Balance’ ไม่ใช่เรื่องของคนรุ่นใดรุ่นหนึ่งเท่านั้น แต่เป็นปัจจัยสำคัญสำหรับคนทำงานทุกวัย ผมเชื่อว่าเพียงแค่สร้าง ‘ช่องว่าง’ เล็กๆ ในชีวิตประจำวันนอกเหนือจากงาน จะช่วยให้สมาชิกมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น และส่งผลให้ทั้งแผนกพัฒนาไปในทิศทางที่ดีขึ้นกว่าเดิม ในอนาคตผมก็จะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานแบบนั้นครับ

ระหว่างการสัมภาษณ์ ผมสัมผัสได้ถึงมิตรภาพที่แน่นแฟ้นและการทำงานเป็นทีมของชายหนุ่มทั้งสามคน

ซินเนอร์จี้ของแผนกธุรการนั้นน่าประทับใจมากครับ แอดมินบล็อกขอเป็นกำลังใจให้ทั้งสามท่านปฏิบัติหน้าที่ในจุดของตนเองอย่างยอดเยี่ยมต่อไปครับ

ขอให้เพื่อนบ้านทุกท่านมีความสุขในช่วงสิ้นปี และ Merry Christmas ล่วงหน้าครับ🎄