Những nhân tài thầm lặng dẫn dắt Chaum «Bộ phận Tổng vụ»

Xuất hiện mọi lúc mọi nơi!

Nếu bạn thấy những bước chân bận rộn khắp nơi trong bệnh viện, thì trung tâm của sự bận rộn đó chính là Bộ phận Tổng vụ.

Họ di chuyển giữa văn phòng và bệnh viện nhiều lần trong ngày để chăm sóc từng ngóc ngách,

từ những việc tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng lại vô cùng thiết yếu - ở những nơi không ai nhìn thấy,

đây là bộ phận nâng đỡ cuộc sống hàng ngày của bệnh viện một cách vững chãi. Hôm nay, chúng tôi đã có buổi phỏng vấn với Bộ phận Tổng vụ.

Q1. Xin vui lòng giới thiệu bản thân ngắn gọn. Trưởng bộ phận Jung Kyung-sik, Quản lý Choi Kang-seok, Trợ lý Bang Jae-yoon

｜Jung Kyung-sik｜ Xin chào, tôi là Jung Kyung-sik, Trưởng bộ phận phụ trách chung Bộ phận Tổng vụ.

｜Choi Kang-seok｜ Rất vui được gặp các bạn. Tôi là Choi Kang-seok, thành viên thứ hai của Bộ phận Tổng vụ. Có đúng là các bạn đang phỏng vấn bộ phận của chúng tôi không vậy?

｜Bang Jae-yoon｜🖐 Tôi là Bang Jae-yoon, em út của bộ phận. Thường chỉ thấy các bộ phận khác được phỏng vấn, giờ đến lượt mình nên tôi thấy hơi hồi hộp ạ!

Q2. Bộ phận Tổng vụ đang đảm nhận những công việc gì?

｜Jung Kyung-sik｜ Bạn có thể coi Bộ phận Tổng vụ là bộ phận hỗ trợ tính ổn định và hiệu quả trong vận hành bệnh viện. Chúng tôi thực hiện nhiều công việc đa dạng như quản lý cơ sở vật chất, tài sản, môi trường trong bệnh viện; hành chính đối ngoại như hợp đồng và cấp phép; hỗ trợ vận hành như lễ tân sự kiện và công tác; quản lý chi phí quản lý và bảo hiểm; cho đến hỗ trợ hành chính nghiên cứu lâm sàng. Tôi phụ trách quản lý chi phí và xe cộ, tổ chức và hỗ trợ các sự kiện trong viện, hỗ trợ công tác trong và ngoài nước. Quản lý Choi Kang-seok phụ trách hỗ trợ hành chính nghiên cứu lâm sàng, các loại hợp đồng và cấp phép, bảo hiểm, và quản lý dịch vụ ủy thác của các đơn vị thầu. Trợ lý Bang Jae-yoon thì quản lý văn bản nội bộ và bên ngoài, cũng như viễn thông, bảo mật, hiếu hỉ và quản lý nhà ăn nhân viên. Tuy không quá nổi bật nhưng chúng tôi thực hiện những công việc thiết yếu để bệnh viện vận hành trơn tru. Ngoài những việc đã nêu, vì bộ phận toàn là nam giới nên chúng tôi cũng thường giúp đỡ các bộ phận khác khi cần sức mạnh cơ bắp.💪

Q3. Có khó khăn gì khi thực hiện công việc tổng vụ không, và các bạn đặc biệt chú trọng điều gì?

｜Bang Jae-yoon｜ Trong trường hợp của tôi, trước đây tôi phụ trách sửa chữa phần cứng máy tính rồi mới chuyển sang Bộ phận Tổng vụ. Công việc tổng vụ có phạm vi rộng hơn và tính đa dạng cao hơn tôi tưởng rất nhiều. Có rất nhiều công việc mang tính hỗ trợ để vận hành bệnh viện. Hiện tại tôi đang phụ trách bảo mật, viễn thông (điện thoại, internet), và công việc cung cấp suất ăn nội bộ - một phần của phúc lợi nhân viên. Gần đây tôi còn được trải nghiệm nhiều việc khác nhau như cấp phép, quy trình cơ sở vật chất và các loại hợp đồng. Tôi đã làm việc tại Bộ phận Tổng vụ được khoảng 4 năm. Lúc đầu tôi không biết cách xem hợp đồng hay điểm nào là quan trọng, nhưng qua việc trực tiếp va chạm và học hỏi từ các tiền bối, tôi cảm thấy bản thân đã trưởng thành hơn nhiều. Những gì học được ở công ty cũng giúp ích rất nhiều cho cuộc sống hàng ngày của tôi. (Cười) Ngoài ra, do đặc thù công việc tổng vụ phải giao tiếp nhiều với các bộ phận khác và đối tác bên ngoài nên tôi cảm nhận sâu sắc tầm quan trọng của việc giao tiếp. Thực tế, Tổng vụ là bộ phận làm việc vì tất cả nhân viên trong bệnh viện, nhưng làm hài lòng tất cả mọi người là điều không dễ dàng nên tôi cũng có nhiều trăn trở. Đặc biệt là mảng suất ăn nội bộ, từ đơn vị cung cấp đến thực đơn, có rất nhiều chi tiết cần chăm chút tỉ mỉ liên quan đến bữa ăn của cán bộ nhân viên. Khi các yêu cầu tích tụ lại từ mỗi cá nhân, tôi nhận thấy việc giữ vững tiêu chuẩn trong khi vẫn ứng biến linh hoạt là rất quan trọng, nên tôi luôn làm việc một cách thận trọng và cân nhắc tính công bằng.

Q4. Có điểm gì tốt khi làm việc tại bệnh viện chúng ta, hoặc bạn có đề xuất gì không?

｜Choi Kang-seok｜ Nhìn lại, «Chế độ luân chuyển vị trí» của bệnh viện chúng ta là cơ hội quan trọng giúp 7 năm qua tại Bệnh viện Cha của tôi trở thành thời gian để trưởng thành. Tôi bắt đầu công việc tại Đội Tài chính của Tập đoàn, sau đó qua Bộ phận Nhân sự & Đào tạo thuộc Đội Hỗ trợ Quản lý của Chaum, và hiện đang làm việc tại Bộ phận Tổng vụ. Ở Đội Tài chính, tôi có thể nắm bắt gián tiếp công việc của từng bộ phận thông qua chi phí và con số, nhưng rõ ràng có giới hạn khi chỉ hiểu công việc qua những con số đó. Tôi muốn nâng cao mức độ hiểu biết về các bộ phận đa dạng trong bệnh viện, và đã tự nhiên thử thách mình với việc luân chuyển công tác. Thực tế, nếu làm việc quá lâu ở một bộ phận, bạn sẽ khó cảm nhận được cách thức làm việc hay nỗi khổ của bộ phận khác, dẫn đến sự bí bách. Nhưng khi trực tiếp trải nghiệm nhiều bộ phận, tôi đã tự nhiên hiểu được mỗi bộ phận đang gặp khó khăn gì, công việc được tiến hành với ý đồ và quy trình ra sao. Tôi cũng nhận ra rằng ba bộ phận Tài chính, Nhân sự, Tổng vụ tưởng chừng làm những việc hoàn toàn khác nhau nhưng lại có mối liên kết chặt chẽ với nhau. Nhờ những trải nghiệm đó, tầm nhìn của tôi về bệnh viện được mở rộng và quá trình hợp tác với các bộ phận khác cũng trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi nghĩ đây chính là ưu điểm lớn nhất của việc luân chuyển vị trí. Tất nhiên, để hiểu đủ sâu và quen với một bộ phận thì cần một khoảng thời gian nhất định, nên cá nhân tôi khuyên nên làm việc tại một bộ phận ít nhất từ 2 đến 3 năm. Bản thân tôi do trải nghiệm nhiều bộ phận nhanh chóng nên cũng có chút tiếc nuối về những công việc chưa kịp nắm bắt thấu đáo. Dù vậy, những trải nghiệm này là tài sản quý giá tạo nên tôi của hiện tại và là thời gian ý nghĩa giúp tôi có cái nhìn đa chiều về công việc.

Q5. Kế hoạch công việc quan trọng hoặc mục tiêu cá nhân cho dịp cuối năm và năm mới là gì?

｜Bang Jae-yoon｜ Có vẻ đây sẽ là khoảng thời gian cuối năm và năm mới bận rộn với nhiều việc cần lo như tái khai trương khu vực Shinsegae tầng B1~1, thi công Vườn trên không tầng 5~6, chuyển văn phòng khối hành chính, v.v. Vì mải mê làm việc nên tôi vẫn chưa tìm được một nửa của mình. Năm tới, tôi định sẽ thử thách với việc hẹn hò nhiệt huyết như trong công việc! Nếu có ai phù hợp xin hãy liên hệ với tôi nhé~ 🙋‍♂️

｜Choi Kang-seok｜ Nghe có vẻ như đùa nhưng việc tìm ý trung nhân cho em út là bài toán lớn của chúng tôi đấy. (Cười) Trong năm mới, tôi muốn chăm lo sức khỏe cho gia đình và đồng nghiệp, đồng thời nạp lại năng lượng thông qua việc tập thể dục và nghỉ ngơi đầy đủ - những điều tôi đã lơ là vì bận rộn.

｜Jung Kyung-sik｜ Như hai bạn đã chia sẻ, tháng 12 sẽ là một tháng bận rộn với nhiều công việc cần lo liệu ở cấp bộ phận. Về cá nhân, tôi là một người thích cắm trại, ngoại trừ mùa đông quá lạnh và mùa hè quá nóng. Những chuyến cắm trại cuối tuần một mình, cùng gia đình hoặc với những người hợp cạ là động lực cho một tuần làm việc mới. Năm nay, tôi đã có dịp đi cùng các thành viên trong bộ phận cũng như đội Logistics và đội PR, tạo cơ hội để hiểu nhau và thân thiết hơn. Năm tới, các nhân viên quan tâm đến cắm trại nếu có cơ hội hãy cùng tham gia nhé!

Q6. Cuối cùng, quyết tâm của Trưởng bộ phận trong việc dẫn dắt bộ phận là gì?

Khi người quản lý blog phỏng vấn nhiều bộ phận, tôi lại một lần nữa cảm nhận được vai trò của các Trưởng bộ phận quan trọng như thế nào. Bởi vì với tư cách là người quản lý cấp trung, tư duy và định hướng của họ sẽ trực tiếp dẫn đến bầu không khí của bộ phận. Ở khía cạnh đó, cái nhìn linh hoạt và trẻ trung của Trưởng bộ phận Tổng vụ lần này đã để lại ấn tượng đặc biệt sâu sắc.

｜Jung Kyung-sik｜ Tôi nghĩ nguyên tắc quan trọng nhất trong vận hành bộ phận là «Đảm bảo tính tự chủ». Những việc chỉ làm theo chỉ thị sẽ dễ bị lãng quên theo thời gian, và vì không tự tạo được động lực nên tính bền vững cũng giảm sút. Do đó, để nâng cao năng lực của các thành viên, tôi tập trung vào việc tạo ra môi trường nơi mỗi người có thể tự suy nghĩ và chủ động hành động đối với công việc mình đảm nhận. Vai trò của tôi là chia sẻ những kinh nghiệm tích lũy được từ những năm làm việc trước các thành viên vào những thời điểm cần thiết. Chỉ cần tôi hỗ trợ một phần nhỏ dựa trên kinh nghiệm của mình, các thành viên sẽ phát huy hết khả năng và trưởng thành ở vị trí của họ. Chứng kiến điều đó, sự tin tưởng và tôn trọng dành cho từng cá nhân đã tự nhiên trở thành nền tảng vận hành của Bộ phận Tổng vụ. Tôi tin rằng để bất kỳ tổ chức hay bộ phận nào hoạt động trơn tru, cần phải đảm bảo tính tự chủ của các thành viên và bổ sung sự hỗ trợ thích hợp để củng cố tính tự chủ đó. Tất nhiên, tính tự chủ cũng cần một điểm chuẩn nhất định tùy theo mỗi bộ phận. Ngoài ra, cái gọi là «Work-Life Balance» (Cân bằng công việc và cuộc sống) không chỉ là câu chuyện của một thế hệ cụ thể, mà là yếu tố quan trọng đối với mọi người đi làm ở mọi lứa tuổi. Tôi tin rằng chỉ cần tạo ra những «khoảng trống» nhỏ trong cuộc sống thường nhật tách biệt khỏi công việc, các thành viên có thể tư duy sáng tạo hơn, và kết quả là toàn bộ bộ phận có thể phát triển theo hướng tốt hơn trước đây. Trong tương lai, tôi dự định sẽ nỗ lực hết mình để tạo ra môi trường làm việc như vậy.

Trong suốt buổi phỏng vấn, tôi có thể cảm nhận được tinh thần đồng đội gắn kết như tình anh em của ba người đàn ông này.

Sự cộng hưởng riêng biệt của Bộ phận Tổng vụ thật ấn tượng. Người quản lý blog sẽ luôn ủng hộ hành trình của ba người, những người sẽ tiếp tục tỏa sáng ở vị trí của mình.

Chúc các bạn độc giả một kỳ nghỉ cuối năm vui vẻ và Giáng sinh vui vẻ trước nhé 🎄